Un evento è un momento per scambiare idee, conoscere nuove realtà e far nascere nuove collaborazioni, magari inaspettate.
Un evento di successo può quindi essere una grande opportunità per dare visibilità a brand, società o nuove idee. Ma non sempre è semplice organizzarlo. Di seguito, 5 suggerimenti
1. Definire gli obiettivi
Spesso è proprio il primo passo ad essere trascurato: la definizioni di un obiettivo. Comprendere perché state organizzando un evento, capire cosa volete ottenere: sarà il punto di riferimento e quindi la vostra guida durante gli step successivi.
L’obiettivo può essere diverso a seconda delle esigenze: potrebbe essere il bisogno di attenzione mediatica o la vendita di un prodotto; oppure ancora la necessità di avere un ritorno di immagine.
In ogni caso, trascurare l’obiettivo potrebbe essere un grande errore: porterebbe al fallimento dell’evento. Ciò si tradurrebbe soltanto in un spreco di tempo, di denaro e del lavoro di tante persone.
2. Target e budget
Scegliere un obiettivo non basta: è necessario stabilire a chi debba riferirsi l’evento e quale budget vada stanziato. Quali persone volete attirare? Che aspettative hanno? Queste sono le domande che dovete porvi per comprendere come strutturare il vostro evento.
Una volta compreso qual è il vostro pubblico, bisogna tenere in considerazione il budget a disposizione: in questo modo saprete come pianificare l’evento. Le spese ordinarie sono facilmente sostenibili. Potrete reperire denaro attraverso finanziamenti e ed eventuali sponsor. Bisogna però tener conto anche di spese extra: l’imprevisto è sempre dietro l’angolo, meglio essere preparati.
In ogni caso, è sempre possibile organizzare degli eventi senza spendere una fortuna. L’importante è pianificare bene!
3. Costruire dei team
Se gli organizzatori sono affiatati tra di loro, le probabilità di riuscita dell’evento aumentano. Tuttavia, non basta che vi sia un buon rapporto: servono ruoli specifici.
Per questo è meglio dividere il lavoro in team. Questi saranno differenti ma allo stesso tempo interdipendenti. In questo modo sarà possibile dedicarsi a una sola mansione e darle priorità ma lasciarsi influenzare dagli altri team.
Ad esempio, potrete formare un team per la progettazione, uno per le attività creative e così via. L’importante è che tutti i team siano guidati da un leader che abbia delle responsabilità precise: a lui dovrete assicurare fiducia e collaborazione.
4. Location
La location è fondamentale. Sceglietela con attenzione e assicuratevi che possa fornire la giusta atmosfera, in linea con le telematiche dell’evento: solo così potrete coinvolgere i partecipanti e lasciar loro un ricordo positivo.
La cosa migliore sarebbe “toccare con mano” e assicurarvi quindi che il luogo che avete scelto abbia le giuste caratteristiche. Recatevi di persona sul posto e valutate personalmente la location.
Una galleria commerciale potrebbe essere il posto migliore per il vostro evento. Questa è un luogo di scambio e incontro tra diverse categorie. Non dimenticate di scegliere la giusta posizione all’interno della galleria.
5. Comunicazione e Marketing
Se avete superato tutti gli step precedenti, dovrete far sapere al mondo che si terrà un evento! Per questo è importante devolvere una parte del budget a una campagna efficace.
I mezzi per i vostri obiettivi oggigiorno sono tantissimi: si va dai media tradizionali (giornali, radio, televisione e volantini) ai moderni social media. Questi ultimi soprattutto non vanno sottovalutati: offrono un’ottima visibilità e consentono di segmentare al massimo il pubblico potenziale.
Come per gli altri step, anche in questo caso serve una solida pianificazione: solo in questo modo potrete raggiungere il pubblico giusto al momento giusto.
I contenuti sono fondamentali; cercate di fornire nelle informazioni più dettagli che potete riguardo l’evento: programma, data, ospiti e sponsor. Fornite, inoltre, sempre i vostri contatti, in modo da essere sempre reperibili per ogni informazione.
Ben vengano infine momenti di intrattenimento e gadget: la popolarità del brand e il successo dell’evento passano anche da questi dettagli!
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